Lyssa Adkins, CST, Agile Coach

Az agilis coach-oknak komoly munkájuk van és kemény kihívásoknak kell megfelelniük:

"Támogassák a csapatot, de se túl sokat, se túl keveset. "
"Legyenek elérhetőek, de ne legyenek levakarhatatlanok. "
"Adjanak ötleteket, de ne legyenek túl mélyen belevonva."
"Coachok legyenek, ne menedzserek."

 

Ezek a tanácsok zavarosak sőt, ellentmondásosak is. Nem csoda, ha az agilis coach-ok szerencsétlen viselkedési csapdákba esnek miközben újabb és újabb módokon próbálnak segíteni a csapatoknak. A probléma az, hogy ezek a viselkedési jelenségek alaposan alá tudják ásni egy csapat önszervező képességét és a fejlődését, hogy magasabb teljesítményt érjen el. Ezért hívjuk ezeket bukás-formuláknak.

Pár év coaching, agilis coach-ok segítése, és sok más coach munka közbeni megfigyelése után, feljegyeztem egy csokorra való buktatót. Egyes coach-ok ideiglenesen felvehetnek egy vagy akár több buktatót is, amikor stresszhatásnak vannak kitéve. Mások folytonosan mutatják ezen buktatók jeleit, olyannyira, hogy a coach maga sincs is tisztában vele, vagy azok hatásával a csapatra.

Ebben a cikkben az agilis coach kifejezést egyben a „scrum master” kifejezéssel tesszük egyenlővé. A nagy teljesítményű csapatok létrehozásáért, a scrum mastereknek és az agilis coachoknak mélyre kell merülniük a „scrum”-ban. Túl a konkrét technikákon egyenesen a munka coach aspektusaiba is, ezért a cikk csak az agilis coach kifejezést fogja használni. Fontos: a cikkben leírt buktatók, és az azok kikerülésének módjai mind az agilis coach-okra, mind a scrum master-ekre egyarán érvényesek.

Mik is ezek a buktatók?

A bukás-formulák, részletesen

Ím a hét buktató megszemélyesítve. Mindegyik esetében kifejtve a legfőbb jellemvonással.

A Kém

A kém épp csak annyi időt tölt a csapat megfigyelésével, amivel fel tudja majd tölteni a következő retrospektívet.

A Sirály

A sirály lecsap a standupok idején, összepiszkítja a csapatot (jószándékú megjegyzésekkel és tanácsokkal) majd tovább repül.

A Véleménygyilkos

A véleménygyilkos véleményt nyilvánít a csapatmegbeszéléseken, de oly módon, hogy úgy ragaszkodik a saját véleményéhez (vagy egy kiemelt személy véleményéhez), hogy azzal megöli a lehetőségét, hogy a csapat hatékony és magasan eredményes megbeszélést tarthasson.

Az Admin

Az admin azzal ássa alá a csapat önvezérlését, hogy felesleges közvetítővé (és más, adminisztrátor jellegű feladatokat ellátó személlyé) válik a megbeszélések szervezésében, a csapat-kérések teljesítésében.

A Hub

A hub (csomópont) úgy viselkedik, mintha ő lenne az univerzum közepe, már legalábbis ami a csapattagok közti kommunikációt és a közvetlen feladatszintű koordinációt illeti.

A Pillangó

A pillangó csapatról csapatra száll, épp csak addig telepszik meg, amíg elejt egy bölcsességet, vagy feltesz egy filozófiai kérdést.

A Profi

A profi olyannyira bevonja magát a csapat munkájába, hogy csak a fákat látja. „Hogy mi? Hogy egy erdőben lennénk? Ez azt jelenti, hogy innen ki is tudnánk keveredni?”

Az összes bukás-módnak ugyanaz az eredménye a csapat szempontjából. Elszívja a csapat képességét, hogy valóban magasan teljesítővé váljanak, mert mind az agilis coach-ot nézik, ő van a reflektorfényben. Amikor a bukás-mód valamelyike bekapcsol, valahogy a coach kerül a csapat munkájának fókuszába. Talán a coach túl lerohanós, mint például a „hub”. Pont ennyire romboló hatású, ha a coach túlzottan visszahúzódó, mint a „pillangó”. Mindegyik esetben a coach kerül a középpontba, és az a legrosszabb hely, ahol a coach lehet.

Mi a forrásuk?
Az egó, vagy a folytonosan megosztott figyelem, vagy mindkettő együtt. Bármilyen kombináció lehetséges, amikor egy coach a bukás-mód szorításában vergődik.

Az egó normális dolog, nem?
Természetesen az. Az egó az, ahol az értékítélet, intellektus, tervezés, érzékelés és valóságfelfogás mind összefut. Az tesz alkalmassá, hogy a kockázatokat vállalva megoszd mindenkivel az elképzeléseidet. Teljesen normális és szükséges dolog. Ugyanakkor az egó „én” centrikus. ÉN mit gondolok? NEKEM milyen ötleteim vannak amik segítenek? Mit fognak az emberek gondolni RÓLAM? Ez az „én” gondolkodás azonban könnyen túlzásokba eshet, egy csapat coach-olása folyamán. Miért nem értik amit ÉN értek? Mit fogok ÉN csinálni, ha nem jól csinálják, amit kellene? Mit fognak az emberek gondolni az ÉN csapatomról? Mit fognak az emberek mondani RÓLAM, mint az ő coach-ukról?

Ami e mögött az „én” gondolkodás mögött van, az a félelem. Félelem attól, hogy a csapat nem fogja tudni a helyes utat, amin elinduljon. Félelem attól, hogy nem lesznek elég jók, abban amit csinálnak, és ez rossz fényt fog vetni a coach-ra. A probléma ezzel a körrel az, hogy a félelem félelmet szül egy olyan öngerjesztő folyamatban, aminek eredményeként a coach nem hagy elég teret a csapatnak, hogy maga tapasztalja meg, mi fog történni, mit tudnának magukból kihozni, és milyen szintre is tudnának fejlődni igazán. A „hub”, az „admin”, a „vélemyénygyilkos”, és a „profi” itt lép be a képbe. Ezek a bukás-módok annak eszközei, amikor a coach úgy akar belefolyni a folyamatokba, hogy biztosítani akarja, hogy a csapat nem tér le a kijelölt ösvényről. A probléma ezzel az, hogy ez egyben annak lehetőségét is kizárja, hogy a csapat valami egészen rendkívülivel rukkolhasson elő.

A multitasking rendben van, ugye?
Nos, nem igazán. A multitasking, és annak közeli rokona, a megosztott figyelem, alapjában véve új dolgok, és az emberi idegrendszer nem igazán erre van építve. Valószínűleg mindannyiunk jól ismerjük a multitasking intézményét – több dolgot csinál az ember egyszerre, melyből általában az egyik olyan egyszerű, hogy szimplán auto-pilot módban elkészül. A folyamatos részleges figyelem egy elég új fogalom ebben a témában, de több mint valószínű, hogy az sem új számunkra. Ilyen: „gyorsan válaszolok erre az e-mailre, amíg elmondod nekem a problémádat, és közben megnézem a Blackberry-met, mert épp rámciripelt. Most ismételd el kérlek még egyszer, hogy miről is akartál velem beszélni?” Olyan mint a multitasking, de van benne egy csavar – az az érzés, hogy az ember bekapcsolva lehet 24/7-ben, folyamatosan azt figyelve, hogy ki, vagy mi követeli leghamarabb ismét a figyelmet.

A folyamatosan osztott figyelem akkor jelentkezik, amikor a coach egyszerre több csapattal foglalkozik, ami egy elég hétköznapi jelenség. Ez könnyen a „pillangó”, a „kém”, vagy a „sirály” bukás-módok bekapcsolásához vezet. Ezek annak a megoldásnak a különböző megjelenései, amikor valaki jelenléte épp arra elég, hogy azt éreztesse, mintha coach-olna, miközben valójában alig van ott.

A helyzet a  valóságban az, hogy a coachok az idejük egy jelentős részét várakozással töltik. A csapattal kell lenni, figyelni kell a történéseket, és várni kell. De mire? Értékes, tanításra használható pillanatokra.

Tanításra használható pillanatok: „azok a kiemelhető átalakítási események, állapotok, amikor maximális a fogadóképesség arra, hogy a csapat új ismereteket sajátítson el." Ezek azok a pillanatok melyekben kikristályosodik egy-egy agilis alapelv, melyet készpénzre lehet váltani. Képes a csapatot egy olyan újabb szintre emelni az agilis módszertan megértésében és alkalmazásában, mely egy kiemelkedő termék elkészültéhez vezet. Ezek az úgynevezett "aha!" pillanatok, mindent egyesítenek és megalapozzák egy magasan teljesítő csapat kialakulását.

Habár a tanításra legalkalmasabb pillanatok általában egyes tipikus átalakulási ponton megjelennek az egyének szintjén is, -mint pl. elhelyezkedés egy új munkahelyen- minden bizonytalan abban a pillanatban, hogy csapatokkal foglalkozunk. Egy agilis csapat kontextusában, a tanításra alkalmas pillanatok rendszertelenül és váratlanul jelentkeznek. Ezeket nem lehet kikényszeríteni és nem tudható, hogy mikor jönnek velünk szembe. A várakozás improduktívnak tűnhet, de ha nem áll a coach rendelkezésére elegendő idő ahhoz, hogy „csak legyen” a csapattal, ezen pillanatok könnyen észrevétlenek maradnak, vele együtt a lehetőség a kiemelt tanításra. Ha ezek a tanításra kiemelt pillanatok elvesznek, annak eredménye az, hogy a csapat útja egy kimagaslóan teljesítő team felé jelentősen meghosszabbodik.

Mit tehet az agilis coach?
Van egy „visszaállító-mód” – egy mód, hogy elkerüljük vagy legalábbis kikeveredjünk a bukás-módból. A visszaállító-mód lényege, hogy a félelmeket bizalommal kell helyettesíteni. Fontos, hogy itt ismét kiemeljük: a félelmeket bizalomra kell cserélni. Bízni kell abban, hogy a csapat tényleg tudja a megfelelő tennivalókat, még akkor is, ha különbözik attól, amit te csináltatnál velük. Bízni kell abban, hogy visszapattannak a zsákutcákból, vagy olyan megközelítésekből, melyek sehova sem vezetnek, úgyhogy nem neked kell őket megkímélni ezektől az esetleges csalódásoktól. Bízni kell abban, hogy kihozzák magukból a legjobbat, hogy örömet okozzanak a vevőiknek, és természetesen nekünk. Végül bízni kell abban, hogy ha elbuknak, abból tanulnak és ez által csak még jobbak lesznek.

Nem kis diadal kivívni ezt a bizalmat. Ez egy hatalmas munka, de legalább annyira hatalmas a jutalom is. Egy elegáns mellékhatása ennek a fajta bizalomnak a következő: ahhoz, hogy a bizalom működjön, a teljes figyelmünket fel kell ajánlanunk. Hogy helyet adjunk a bizalomnak, pontosan figyelnünk kell, hogy mi folyik a csapatban és hogy mi „akar folyni”.

bizalom + figyelem = Jó Coaching  (de legalábbis az alapja annak, ami lehetővé teszi a jó coachingot).

 

Bár nincs egy kiemelt helyes út, hogy elérjük a fent leírt bizalmat, álljon itt pár tipp, amivel érdemes megpróbálkoznunk: legyünk figyelmesek és gondosak, legyünk kíváncsiak, könnyedek és érzékenyek a másik felé. Ezek jól összedolgoznak, de önmagukban is megállják a helyüket.

Figyelmes és gondos
Bármi, amit azért teszünk, hogy figyelmesek és gondosak legyünk egyből segít elkerülni a bukás-módokat. Miközben így teszünk, megtanulhatjuk hogyan legyünk folyamatosan elérhető a csapatnak, és ez növelni fogja az öntudatosságunkat is. A jelenlét és az öntudatosság két hatékony eszköz, hogy tudjuk, mikor érkezik meg egy bukás-mód, és hogy korrigáljuk az eddigi munkát és kikerüljük azt. Bármely könyv John Kabat-Zinn-től jó a figyelmesség és gondosság megtanulásának elkezdéséhez.

A figyelmesség és a gondosság a fejben szóló zajok elhallgattatásával egyenlő. A zaj lehet például az aggodalom, hogy vajon mi lesz a következő dolog, amit a csapat tenni fog; ítélet arról, hogy a PO túlzottan irányító; bosszankodás, hogy egy csapattag nem igazán vesz részt; lelkesedés, hogy a csapat épp most fejezett be egy új terméket; és rengeteg más hasonló gondolat. Ezek a gondolatok mind ott vannak, és folyamatosan megpróbálják átkönyökölni magukat a belső védelmi vonalakon, hogy a figyelem középpontjába kerüljenek. Ezek ráadásul hangosak és elterelik a figyelmemet arról, amit coachként kéne tenni: ráhangolódni, hogy mi is van a csapattal éppen most. Nem arra, hogy mi történt a múltban, nem azon aggodalmaimra, hogy mi fog történni a jövőben, hanem arra, mi is történik a jelen pillanatban. Épp ezért azonosítják sokszor a figyelmességet és gondosságot a „jelenléttel”. Amikor jelen vagyunk, képesek vagyunk érzékelni, hogy mi is történik a csapattal, és tudunk segíteni nekik a következő lépésben, hogy konstruktívan a pozitív irányba fejlődjenek. Visszatekintve gyakran azt látom, hogy az ösvény, amin elindult a team tökéletes volt, és egyben teljesen más is, mint amit én javasoltam volna, ha az aggodalom, ítélet, bosszankodás, lelkesedés vezéreltek volna.

Légy kíváncsi
Amikor megfigyelünk egy csapatot munka közben, legyünk mindig érdeklődők, hogy mi is történik valójában. Olyan kérdéseket tegyünk fel magunknak mint pl.: Mi akar itt történni? Hova akarnak eljutni ezzel? Mi lehetne nekik hasznos ebben? Ezután figyeljük tovább a történéseket. Adjunk magunknak időt, hogy átlássuk mi is folyik ott valójában és tiszta képet kapjunk a csapatról – egy olyan képet, amit nem befolyásolnak az ítéleteink és feltevéseink. Ezután vegyük szemügyre, hogy velünk mi történik. Milyen bukás-mód vár ránk a sarkon? Mit érzünk? A félelem motivál esetleg? Hol tart a bizalom? Hol jár a figyelmünk? És ekkor, amikor tisztán látjuk a csapatot, pontosan értjük, hogy mi zajlik bennünk, elkezdhetünk gondolkodni azon, miként coach-oljuk őket.

Csak könnyedén
Lehet, hogy annak felismerése, hogy épp valamilyen bukás-módban vagyunk elegendő lehet számunkra az adott pillanatban. Elképzelhető, hogy az, ha tudomásunkra jut amikor bukás-módba kapcsolunk már egy nagy előrelépés lehet. Haladjunk ebbe az irányba, és legyünk tisztában ezzel. Természetesen támaszkodhatunk az idő által csiszolt relexeinkre is ha stresszhelyzetbe kerülünk. A trükk az, hogy legyünk tisztában azzal, hogy a stressz alatti működés nem kell, hogy a mindennapi rendes működéssé váljon. És ekkor, még ha stressz alatt is vagyunk, képesek leszünk elkerülni a bukás-módokat.

Párban
Párban dolgozni a coach-oknak is hasznos. Talán éppenséggel alapvető is. Neveljünk ki egy csoportnyi kollégát, akikhez fordulhatunk, ha úgy érzzük, hogy bukás-mód fenyeget. Ezek az emberek együtt éreznek velünk, és emlékeztetnek: a te célod egy kimagasló teljesítményt, önellenőrzést és önszabályozást alkalmazó csapat létrehozása. Ezzel a felfrissített céllal ellenőrzés alá vonhatjuk az egót, összpontosíthatjuk a figyelmet, és felkészülhetünk, hogy a bizalom pozíciójából coach-olhassunk.

Forrás  fordította Tornai Balázs, válogatta Kulcsár Bence